استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
ما به دنبال یک مسئول دفتر با دقت و پیگیر هستیم تا به تیم ما در پیگیری وظایف، ترتیب‌دادن جلسات و مدیریت قراردادها کمک کند. کاندیدای ایده‌آل دارای مهارت‌های سازماندهی قوی، توانایی‌های ارتباطی عالی و استعداد در چندکارگی در محیطی پرسرعت خواهد بود.
مسئولیت‌های کلیدی:
- پیگیری وظایف از افراد درون و برون سازمانی و اطمینان از اتمام به‌موقع پروژه‌ها و وظایف محوله.
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، شامل تدارکات و آماده‌سازی دستور جلسه.
- آماده‌سازی، بررسی و مدیریت قراردادها، با اطمینان از رعایت سیاست‌های شرکت.
- نگهداری سوابق منظم از قراردادها، توافق‌نامه‌ها و سایر مستندات.
- حمایت و ارتباط مؤثر با ذینفعان داخلی و خارجی.
- مدیریت تقویم‌ها، اولویت‌بندی وظایف و رسیدگی به مکاتبات در صورت نیاز.
- انجام وظایف عمومی اداری، از جمله بایگانی، ورود داده‌ها و گزارش‌گیری.
مهارت‌های مورد نیاز:
- مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان قوی.
- توانایی‌های عالی در ارتباطات کلامی و نوشتاری.
- تسلط بر مجموعه نرم‌افزارهای مایکروسافت (ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت‌لوک) و سایر نرم‌افزارهای مرتبط.
- توانایی مدیریت چندین وظیفه و اولویت‌بندی موثر.
- توجه به جزئیات و مهارت‌های حل مسئله.
- آشنایی پایه با اصول مدیریت قراردادها یک مزیت است.
صلاحیت‌های شغلی:
- تجربه قبلی به عنوان دستیار اداری، مسئول دفتر مدیریت یا در نقش مشابه (1-3 سال مورد نیاز).
- آشنایی با ابزارها و نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس.
- مهارت‌های بین فردی قوی و توانایی کار همکاری در یک محیط تیمی.
- توانایی حفظ اطلاعات محرمانه با احتیاط.
اطلاعات اضافی:
- این موقعیت ممکن است نیاز به اضافه‌کاری یا انعطاف‌پذیری در ساعات کاری داشته باشد.
- فرصت‌های توسعه حرفه‌ای و آموزش ارائه خواهد شد.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- Microsoft Office
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست