استخدام مدیر دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
- بایگانی و دسته بندی اسناد
- تهیه و تنظیم صورت جلسات
- تهیه و طبقه بندی گزارشات شرکت
- پیگیری و هماهنگی امور داخلی دفتر
- مدیریت اجرای فرایند های داخلی سازمان
- کنترل و نظارت بر فاکتورهای خرید اقلام و لوازم
- تنظیم و ثبت اسناد، قراردادها و پروژه‌ها در سیستم
- نظارت بر حفظ و نگهداری , سرویس و تعمیر تجهیزات شرکت
- سازماندهی فعالیت های روزانه و تنظیم قرارهای ملاقات مدیرعامل
- نظارت دقیق و منظم بر روی همکاران تشریفات، خدمات، تحصیلدار
- هماهنگی امور مرتبط با سفرهای مدیرعامل (اخذ ویزا، تهیه بلیط و رزرو هتل و....)
- تدوین و تنظیم نامه های اداری ارسال، پیگیری تا حصول نتیجه، ثبت، دریافت و آرشیو نامه‌ها.
- مدیریت و کنترل تماس‌های تلفنی، سوالات و درخواست‌ها رسیدگی به پست‌ها، فکس‌ها و ایمیل‌های دریافتی
- سازماندهی، برنامه ریزی و اولویت بندی کار ارائه گزارش منظم فعالیتهای جاری و امور انجام شده در سازمان
شایستگی های تخصصی:
- تسلط به تایپ با سرعت بالا
- آشنایی به زبان انگلیسی
- آشنایی با فرم های اداری
- تسلط بر نرم افزار های اداری (Office)
- تسلط به گزارش و صورت جلسه نویسی
- تسلط به ابزارهای کنترل وظایف
- تسلط به ادبیات اداری و نامه نگاری و مکاتبات رسمی
شایستگی های عمومی:
- متعهد و پیگیر وصبور
- دارای روابط عمومی مناسب
- دارای روحیه یادگیرندگی و پویا
- تعامل بالا و توان هماهنگی بین افراد
- توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران و پرسنل
- دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور
- صادق، باهوش، منظم، انعطاف پذیر با روحیه کار تیمی
- توان مدیریتی بالا و تسلط کامل جهت هماهنگی و اجرای امور
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- امور دفتری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
زبان‌های مورد نیاز
- انگلیسی
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن