استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
ما در باما به دنبال یک فرد منظم، مسئولیتپذیر، پیگیر، باهوش، چابک و بسیار اجرایی هستیم که بتواند امور روزمره دفتر، هماهنگیهای داخلی و خارجی و بخشی از فرآیندهای اداری و رفاهی کارکنان را انجام دهد.
این نقش برای فردی مناسب است که صرفاً منتظر دریافت تسک نباشد؛ بلکه بتواند مسائل روزمره دفتر را ببیند، اولویتبندی کند، برای حل آنها اقدام کند و تا رسیدن به نتیجه نهایی پیگیری داشته باشد.
مسئولیتهای اصلی
1. پیشبرد امور روزمره دفتر
- مدیریت و پیگیری امور جاری و روزمره Office
- اطمینان از آمادهبهکاری و نظم مناسب فضای اداری
- پیگیری نیازمندیهای مصرفی و تجهیزاتی دفتر
- شناسایی بهموقع کمبودها، خرابیها و نیازهای اجرایی و اقدام برای رفع آنها
- هماهنگی با تأمینکنندگان و سرویسدهندگان موردنیاز دفتر
- پیگیری خدمات و تعمیرات مربوط به تجهیزات و امکانات Office
- نظارت مستمر بر وضعیت تجهیزات و امکانات اداری و انجام Check-up دورهای
2. خرید، تنخواه و امور مالی مرتبط با Office
- مدیریت خریدهای روزمره و موردنیاز دفتر
- دریافت و بررسی فاکتورها و اسناد هزینه
- مدیریت تنخواه Office و ثبت و مستندسازی هزینهها
- هماهنگی مستمر با واحد مالی برای تسویه هزینهها، پرداختها و اسناد مربوطه
- پیگیری پرداخت به تأمینکنندگان و ارائه مستندات موردنیاز به Finance
- کنترل هزینههای Office با رویکرد مدیریت هزینه و جلوگیری از خریدهای غیرضروری
3. هماهنگیهای داخلی و خارجی
- انجام Coordinationهای موردنیاز بین تیمهای مختلف شرکت
- هماهنگی جلسات، برنامهها، سرویسها و امور اجرایی
- ارتباط و پیگیری امور با شرکتها، تأمینکنندگان، سرویسدهندگان و سایر طرفهای بیرونی
- پیگیری موضوعات تا حصول نتیجه و جلوگیری از رها شدن درخواستها
- مدیریت و Follow-up امور محوله از سوی مدیر منابع انسانی
4. امور اداری و مستندسازی
- تهیه، صدور، ثبت و بایگانی نامههای اداری
- مدیریت و نگهداری آرشیو اسناد و مکاتبات
- تنظیم، ثبت و بایگانی قراردادهای مرتبط با امور اداری و Office
- نگهداری منظم و بهروز مستندات اداری
- تهیه گزارشها و اطلاعات موردنیاز مدیر منابع انسانی
5. Onboarding و امور اجرایی کارکنان
- مشارکت در اجرای فرآیند Onboarding کارکنان جدید
- آمادهسازی امکانات، تجهیزات و ملزومات موردنیاز پیش از ورود فرد جدید
- هماهنگی با تیمهای مختلف برای آمادهسازی شرایط شروع به کار
- پیگیری تحویل تجهیزات و ملزومات موردنیاز کارکنان
- اطمینان از انجام بهموقع اقدامات اجرایی مربوط به ورود و خروج کارکنان
6. بیمه و امور مرتبط با کارکنان
- پیگیری امور اجرایی مربوط به بیمه تکمیلی کارکنان
- هماهنگی با شرکت بیمه و کارگزاری/نماینده مربوطه
- پیگیری ثبت، حذف و اصلاح اطلاعات کارکنان در بیمههای مربوطه
- پاسخگویی و پیگیری درخواستهای اجرایی کارکنان در حوزه بیمه
- همکاری با تیم منابع انسانی در امور اداری مرتبط با بیمههای کارکنان
7. رفاهیات و Employee Experience
- مشارکت در برنامهریزی و اجرای برنامههای رفاهی کارکنان
- انجام Coordinationهای اجرایی مربوط به مناسبتها، برنامهها و فعالیتهای داخلی
- پیگیری خریدها و خدمات مرتبط با رفاه کارکنان
- همکاری در اجرای برنامههای Employee Experience و فعالیتهای داخلی شرکت
8. مدیریت تجهیزات و داراییهای Office
- ثبت و نگهداری اطلاعات تجهیزات و اقلام اداری
- پیگیری وضعیت تجهیزات و امکانات دفتر
- هماهنگی تعمیر، سرویس، جابهجایی یا جایگزینی تجهیزات
- همکاری در تحویل و عودت تجهیزات کارکنان
- بهروزرسانی مستندات مربوط به تجهیزات و داراییهای اداری
ویژگیهای مورد انتظار
- بسیار پیگیر و Result-Oriented
- توانمند در مدیریت همزمان چند موضوع و چند درخواست
- Sharp، چابک و دارای قدرت تصمیمگیری مناسب در مسائل اجرایی
- دارای روحیه Ownership و مسئولیتپذیری بالا
- توانمند در حل مسئله و پیدا کردن راهحلهای عملی
- منظم و دقیق در مستندسازی و بایگانی
- دارای مهارت ارتباطی بالا و توانایی تعامل مؤثر با افراد و تیمهای مختلف
- توانمند در مدیریت و پیگیری امور اداری خارج از سازمان
- دارای دقت بالا در امور مالی، اسناد و هزینهها
- توانایی کار مستقل و نیاز کم به Micro-management
- توانایی تشخیص اولویتها و مدیریت زمان
- برخورد حرفهای، انرژی بالا و روحیه Service-Oriented
- توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان و کارکنان
شرایط احراز
- حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط در حوزههای Office Administration، مسئول دفتر، امور اداری، منابع انسانی یا موقعیتهای مشابه
- تسلط مناسب به ابزارهای Office و ابزارهای ارتباطی و اداری
- توانایی تهیه و مدیریت مستندات و فایلهای اداری
- آشنایی با فرآیندهای پایه اداری، مالی و بیمهای
- توانایی برقراری ارتباط حرفهای با کارکنان، مدیران و تأمینکنندگان
- تجربه کار با تنخواه و مدیریت هزینههای جاری مزیت محسوب میشود.
شاخصهای موفقیت در این نقش
موفقیت در این جایگاه صرفاً با «انجام دادن کارها» سنجیده نمیشود؛ بلکه فرد باید بتواند:
- امور Office را بدون نیاز به پیگیری مداوم مدیر، جلو ببرد.
- درخواستها و مسائل را تا رسیدن به نتیجه نهایی Follow-up کند.
- قبل از ایجاد مشکل، نیازها و کمبودهای Office را شناسایی کند.
- هزینهها و تنخواه را دقیق و منظم مدیریت کند.
- فرآیندهای اداری را منظم، مستند و قابل پیگیری نگه دارد.
- تجربه کارکنان از خدمات Office و امور اداری را بهبود دهد.
- در شرایط شلوغی و تعدد درخواستها، اولویتبندی درستی داشته باشد.
- در مواجهه با مسائل جدید، بهجای متوقف شدن، راهحل پیدا کند و موضوع را جلو ببرد.
مهارتهای مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست