شرح وظایف: · اطلاع از دستورالعملها و مقررات اداری مرتبط با فعالیتها · پاسخگویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی · ثبت تماسهای دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق · تماس با مراجعین، و مسئولین سایر واحدها. · ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی · یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقاتها به مدیر مافوق · برنامهریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی با همکاران · برنامهریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن · هماهنگی برگزاری جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامهریزیشده · دریافت و ارسال ایمیلهای مرتبط با فعالیتهای کاری. · تدوین گزارشهای موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق. · تنظیم پیشنویس نامههای صادره طبق دستور مدیر مافوق . · اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق · دریافت نامههای درونسازمانی و نامههای وارده از برون سازمان . · شمارهگذاری نامههای وارده و صادره . · نگهداری نامهها در دبیرخانه اداری · دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامهها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط · کنترل موجودی اقلام مصرفی ستاد بهصورت مستمر · پاسخگویی به ارباب و رجوع بهصورت حضوری . · هماهنگی کلیه پیگیری های شعب و ارجاع آن به واحدهای ستادی · برنامهریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریتهای مدیرمافوق · ثبت مراجعات حضوری ارباب رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق . · هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخصشده · شناسایی تأمینکنندگان حملونقل، چاپ و … · هماهنگی با تأمینکننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و … · ثبت گزارشهای تنخواه و اعلام به مدیر مافوق. · محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه · درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق · ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیتهای واحد.
مهارت ها و توانایی های تخصصی: -تسلط بر نرمافزارهای Office -تسلط با زبان انگلیسی از متوسط به بالا -توانایی انجام مکاتبات اداری و اصول مکاتبات -تسلط با تایپ فارسی و انگلیسی -توانایی گزارش دهی -تسلط به امور بایگانی -تسلط به اصول 5S -تسلط به اصول تشریفات و پذیرایی جهت مدیریت مهماندار -تسلط به اصول برنامه ریزی و پیگیری جلسات
مهم ترین ویژگی های فردی شغل: -روابط عمومی عالی -خوشرو بودن و رفتار محترمانه -پیگیری مستمر فعالیتها تا تحقق دستیابی به نتایج -حافظه خوب و حضور ذهن -صبر و تحمل بالا -رازداری در فعالیتهای اداری -رفتار سازمانی بالا -رعایت انضباط کاری و وقتشناس -متعهد به انجام فعالیتهای محوله با دقت و کیفیت
همکار آینده محترم منتظرتان هستیم
معرفی شرکت
شرکت یاکس طراح و تولیدکنندهی سیستمهای مدرن آشپزخانه