استخدام مسئول دفتر مدیرعامل (خانم)
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف:
- برنامه‌‌ریزی و تنظیم زمان و مکان جلسات و ملاقات‌های مدیر عامل و یادآوری جلسات ضمن هماهنگی با شرکت‌کنندگان در جلسه
- راهنمایی میهمانان خارجی و مکاتبه با آنان در صورت لزوم
- تهیه، تنظیم و ارسال دعوتنامه‌های مربوط به تشکیل جلسه‌ها و انجام امور مقدماتی
- ترتیب پذیرایی از میهمانان شرکت و پیش‌بینی و تدارک موارد موردنیاز امور خدماتی و پذیرایی از مراجعان و میهمانان حوزه مدیریت و شرکت‌کنندگان در جلسات و سایر پیش‌بینی‌های لازم از قبیل رزور بلیط و تامین محل اقامت و ....
- ارائه خدمات تایپ نامه‌ها، دریافت و توزیع نامه‌های وارده، ارسال نامه‌های صادره شرکت، بایگانی آنها و انجام پیگیری‌های لازم مطابق با آیین‌نامه‌ها و استانداردهای شرکت
- فراهم نمودن مقدمات سفر (تهیه بلیط، اخذ ویزا، تامین محل اقامت،تهیه بیمه‌نامه‌های سفر و بیماری، پرداخت عوارض خروج از کشور و تعیین مراکز هزینه مربوط به محل اخذ سفارش و ...) برای ماموریت‌های سازمانی داخلی و خارج از کشور همکاران کلیه واحدها
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت، دریافت و ثبت نامه‌های وارده و نگهداری الکترونیک و متمرکز آن در سیستم تعریف شده، توزیع نامه‌ها به اقدام‌کنندگان و پیگیری سوابق مکاتبات و نامه‌های ارسالی تا حصول نتیجه
- مدیریت داخلی امور عمومی و خدماتی
-تسهیل انجام فعالیتهای اداری و ارتقای سطح کیفیت و زیبا سازی محیط کاری
شرایط احراز شغل:
- فقط خانم بین 27 الی 35 سال
- تسلط کامل به زبان انگلیسی (خواندن، نوشتن و مکالمه)
- دارای حداقل مدرک کارشناسی از دانشگاه‌های معتبر
- مسلط به MS Office
- مسلط به Outlook
- دارای هوش تحلیلی
- روابط اجتماعی خوب
توجه: محل استقرار، کارخانه ونوس شیشه و واقع در شهرک صنعتی شمس‌آباد است. سرویس ایاب و ذهاب برای پرسنل فراهم خواهد بود.
- برنامه‌‌ریزی و تنظیم زمان و مکان جلسات و ملاقات‌های مدیر عامل و یادآوری جلسات ضمن هماهنگی با شرکت‌کنندگان در جلسه
- راهنمایی میهمانان خارجی و مکاتبه با آنان در صورت لزوم
- تهیه، تنظیم و ارسال دعوتنامه‌های مربوط به تشکیل جلسه‌ها و انجام امور مقدماتی
- ترتیب پذیرایی از میهمانان شرکت و پیش‌بینی و تدارک موارد موردنیاز امور خدماتی و پذیرایی از مراجعان و میهمانان حوزه مدیریت و شرکت‌کنندگان در جلسات و سایر پیش‌بینی‌های لازم از قبیل رزور بلیط و تامین محل اقامت و ....
- ارائه خدمات تایپ نامه‌ها، دریافت و توزیع نامه‌های وارده، ارسال نامه‌های صادره شرکت، بایگانی آنها و انجام پیگیری‌های لازم مطابق با آیین‌نامه‌ها و استانداردهای شرکت
- فراهم نمودن مقدمات سفر (تهیه بلیط، اخذ ویزا، تامین محل اقامت،تهیه بیمه‌نامه‌های سفر و بیماری، پرداخت عوارض خروج از کشور و تعیین مراکز هزینه مربوط به محل اخذ سفارش و ...) برای ماموریت‌های سازمانی داخلی و خارج از کشور همکاران کلیه واحدها
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت، دریافت و ثبت نامه‌های وارده و نگهداری الکترونیک و متمرکز آن در سیستم تعریف شده، توزیع نامه‌ها به اقدام‌کنندگان و پیگیری سوابق مکاتبات و نامه‌های ارسالی تا حصول نتیجه
- مدیریت داخلی امور عمومی و خدماتی
-تسهیل انجام فعالیتهای اداری و ارتقای سطح کیفیت و زیبا سازی محیط کاری
شرایط احراز شغل:
- فقط خانم بین 27 الی 35 سال
- تسلط کامل به زبان انگلیسی (خواندن، نوشتن و مکالمه)
- دارای حداقل مدرک کارشناسی از دانشگاه‌های معتبر
- مسلط به MS Office
- مسلط به Outlook
- دارای هوش تحلیلی
- روابط اجتماعی خوب
توجه: محل استقرار، کارخانه ونوس شیشه و واقع در شهرک صنعتی شمس‌آباد است. سرویس ایاب و ذهاب برای پرسنل فراهم خواهد بود.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- مکاتبات اداری
- تایپ
- Microsoft Office
- هماهنگی جلسات
زبان‌های مورد نیاز
- انگلیسی
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن