استخدام مسئول دفتر
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل:
- ارائه پیشنهادات خلاقانه و انجام اقدامات مناسب و به موقع به منظور بهبود عملکرد دفتر مدیرعامل
- هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مدیرعامل و پیگیری تا تحقق آنها
- یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیرعامل
- دریافت و ارسال ایمیل‌ها و نامه و تماس‌های کاری
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌ها و پروپوزالهای صادره طبق دستور مدیرعامل و اخذ تأییدیه محتوای نامه‌ها و پروپوزالها
- پیگیری چرخه حیات نامه‌های صادره و وارده تا حصول نتیجه و یا دریافت دستور توقف
- پیگیری کارهای محوله از طرف مدیریت تا حصول نتیجه
- برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای مدیرعامل و اعضای شرکت(نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
- هماهنگی ارسال و دریافت مرسولات
- محافظت و نگهداری از اسناد و اطلاعات محرمانه
- پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها
- تنظیم گزارش از فعالیت‌های مختلف سازمان
- هماهنگی برگزاری رویدادها و کنفرانس‌های شرکت
- پیگیری امور مرتبط با سیستم ها و روش ها و فرآیندها
- توانایی انجام چند کار به صورت همزمان (Multi Task)
- تدوین و ارائه گزارش‌های مورد نیاز مدیران؛
توانمندی‌ها:
- روابط‌عمومی خوب
- اعتمادبه‌نفس
- تمرکز و دقت زیاد
- مسئولیت‌پذیری و روحیه پیگیر
- توانایی مدیریت زمان و استرس
- رازداری و متعهد بودن
- توانمندی در انجام کارهای همزمان
- تسلط بر نرم‌افزارهای آفیس
- تسلط بر اصول مکاتبات اداری
- آشنایی با گزارش‌نویسی و پروپوزال نویسی
مهارت‌های مورد نیاز
- امور دفتری
- پیگیری امور
- امور اداری
- مکاتبات اداری
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- معافیت دائم پایان خدمت