استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
گروه کانکت دانشگاه صنعتی شریف جهت تکمیل کادر اداری خود دعوت به استخدام مسئول دفتر مینماید
وظایف مسئول دفتر عبارت‌اند از:
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر
- تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین
- پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری
- ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
- دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا
- بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی
- کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
- هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها
- برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها
- ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق
- ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه
- ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان
- همکاری در شکل‌گیری و تبدیل خط مشی شرکت به برنامه‌های عملیاتی و قابل‌اجرا
- حضور به‌موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان
- نظارت بر رعایت موارد ایمنی در محل کار
- نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی
- درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری
- کمک و همکاری با بخش‌های مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان
- نظارت بر صورت جلسات و مصوبات کمیته‌های رهبری و مدیریتی شرکت
- همکاری و برنامه‌ریزی در جهت توسعه مهارت‌های پرسنل و تدارک دیدن برنامه‌های آموزشی برای آن‌ها
- استفاده بهینه از تجهیزات و امکانات سازمان و همچنین حفظ و نگهداری از آن‌ها
- تسلط به نرم افزار های OFFICE تسلط به اینترنت
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- هماهنگی جلسات
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- مهم نیست
جنسیت
- زن