استخدام کارمند دبیرخانه
شرح موقعیت شغلی
شاغل این شغل تحت نظر مدیر مافوق، مسئولیت دریافت، ثبت، ارجاع و پیگیری مکاتبات و همچنین اطلاع رسانی و پاسخگویی به مراجعان را بر عهده دارد. این فرد دارای ویژگی هایی همچون تمرکز، دقت، جزء نگر، فرآیندگرا، ساختارمند و منطقی است.
شرح وظایف:
- دریافت نامه ها از سامانه های ارتباطی (ایمیل دبیرخانه، سامانه ها، کارتابل و غیره ) و ثبت و ارجاع مکاتبات دریافتی از ذی نفعان به گیرندگان نامه طبق اسناد مصوب
- دریافت پیش نویس نامه های ارسالی رسمی و ثبت و ارسال آن ها به گیرندگان
- پرینت و بایگانی نامه های ارسالی رسمی کاغذی و اسناد تعهدآور ثبت شده در دبیرخانه بر اساس اسناد مصوب
- دریافت تاییدیه وصول دورنگار نامه های ارسالی به ذی نفعان
- پاسخگویی تلفنی و حضوری به مراجعان در خصوص روند ثبت، ارجاع و گردش و صدور نامه های رسمی دریافتی یا ارسالی
- ثبت اطلاعات مخاطبان (اطلاعات شخصی، سمت، آدرس ایمیل و غیره) و به روزرسانی آن ها در ماژول دبیرخانه و سامانه خدمات الکترونیکی
شرایط احراز شغل:
- حداقل فوق دیپلم در رشته های مدیریت، مهندسی صنایع، اقتصاد، زبان و ادبیات انگلیسی، مترجمی زبان انگلیسی، علوم تربیتی (گرایش آموزش و بهسازی منابع انسانی) و روانشناسی
- حداقل 2 سال در حیطه دبیرخانه و امور مکاتبات
- آشنایی با اصول و مبانی مکاتبات
- آشنایی با اصول و قواعد اصلی ویراستاری
- مهارت کار با یکی از نرم افزارهای مکاتبات و اتوماسیون اداری
- مهارت نامه نگاری، گزارش نویسی و گزارش گیری
- مهارت مستندسازی و بایگانی
- برخورداری از تمرکز، دقت و توجه به جزئیات
مزایا و تسهیلات:
- سرویس رفت و برگشت -وام -بیمه درمان تکمیلی -اقامتگاه تفریحی -پارکینگ -ساعت کاری منعطف -کمک هزینه دوره آموزشی -امکانات ورزشی -تسهیلات تفریحی و گردشگری -سهام تشویقی -بسته ها و هدایای مناسبتی
**محل کار: پارک فناوری پردیس (شرق تهران)**
مهارت‌های مورد نیاز
- Microsoft Office
- امور اداری و دبیرخانه
- امور بایگانی
- مکاتبات اداری
- امور اداری
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست