استخدام مسئول دفتر(خانم)
شرح موقعیت شغلی
ساماندهی امور اداری و دفتری حوزه مدیریت
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی حوزه مدیریت
تنظیم برنامه های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای حوزه مدیریت
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز مدیریت
جمع آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز مدیریت
پاسخگویی به تلفن ها و مراجعان مربوط به حوزه مدیریت
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
ابلاغ دستورات صادره مدیریت به اشخاص و واحدهای تابعه مدیریت
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در نشستها و کمیسیونهای مرتبط با حوزه مدیریت و تنظیم وقت نشستها
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی حوزه مدیریت
تنظیم برنامه های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای حوزه مدیریت
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز مدیریت
جمع آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز مدیریت
پاسخگویی به تلفن ها و مراجعان مربوط به حوزه مدیریت
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
ابلاغ دستورات صادره مدیریت به اشخاص و واحدهای تابعه مدیریت
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در نشستها و کمیسیونهای مرتبط با حوزه مدیریت و تنظیم وقت نشستها
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
مهارت‌های مورد نیاز
- امور دفتری
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن