استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ویژگی ها و مهارت های عمومی
- تحصیلات: کارشناسی
- باهوش،پیگیر،روابط عمومی بالا و ظاهری آراسته،وقت شناسی و انضباط کاری
- تسلط به نرم افزار های ICDL
- تسلط به امور اداری و استخدامی
- آشنایی به امور مالی و زبان انگلیسی مزیت محسوب میشود
- دارای 3 سال سابقه کار مفید و مرتبط
شرح وظایف
- تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، بازدید ها، حضور در گردهمایی ها ، سفر ها و…
- بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
- جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس ،پست ، ایمیل و .. به مدیر
- تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه ها، صورتجلسه ها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
- جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم اوقات مدیر برای ملاقات ها با آنها
- دریافت،تفکیک و دسته بندی بندی نامه ها و گزارش ها و پرونده ها و طبقه بندی مکاتبات مدیر به لحاظ ورود و یا صدور و نیز موضوعات مورد نظر ایشان
- برخورد مناسب با مراجعین و خوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
- تماس و پر کردن تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
- پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگرتا حصول نتیجه
- نظارت بر خدمات پذیرایی و سایر خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
- درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر
مهارت های تخصصی
- آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
- آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت می باشند
- پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
- آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
- توانایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کار
- آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
- دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
- مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- icdl
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن