استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
ما در جیبیت به دنبال فردی دقیق، فعال و قادر به اداره‌ی امور اجرایی و دفتری هستیم.
شما نقش بسیار مهمی در اطمینان از جریان درست کاری در هر روز جیبیت بازی می‌کنید و مسئولیت‌های متعددی دارید که به سازماندهی، هماهنگی و بهره‌وری دفتر کمک می‌کنند.
شما نقش بسیار مهمی در اطمینان از جریان درست کاری در هر روز جیبیت بازی می‌کنید و مسئولیت‌های متعددی دارید که به سازماندهی، هماهنگی و بهره‌وری دفتر کمک می‌کنند.
مسئولیت‌های کلیدی:
- اداره امور داخلی: حفظ تمیزی محیط، نظم و دلپذیری فضای کاری. اطمینان از موجودی لوازم و سلامت تجهیزات دفتر و کارآیی آنها (رفع عیوب و خرابی‌های احتمالی)
- هماهنگی جلسات: مدیریت، پذیرایی و برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها، جلسات و اتاق‌های کنفرانس. فراهم کردن مقدمات سفر و اقامت. (در صورت لزوم هماهنگی وسائل ایاب و ذهاب)
- ارتباطات: پاسخ به تماس‌ها و ایمیل‌ها و هدایت آنها به افراد مناسب. استقبال از بازدیدکنندگان، مشتریان و کارمندان و کمک به آنها.
- ثبت و نگهداری اسناد: سازماندهی و حفظ پرونده‌ها، سوابق و اسناد فیزیکی و دیجیتال. کمک به ایجاد، قالب‌بندی و تصحیح اسناد و گزارش‌ها.
- پشتیبانی از کلیه همکاران: ارائه پشتیبانی اجرایی به مدیران ارشد و مدیران میانی و همچنین همکاران شرکت، از جمله برگزاری جلسات، تهیه ارائه‌ها و نگهداری اطلاعات محرمانه و نامه‌نگاری.
- هماهنگی رویدادها: کمک به برنامه‌ریزی و اجرای رویدادها، کارگاه‌ها و سمینارهای شرکت.
- تنخواه‌گردانی: پیگیری و پشتیبانی از هزینه‌های دفتری، مثل، فاکتورها، بازپرداخت‌ها و گزارش‌های بودجه (تنخواه گردانی).
- ارتباط با تامین‌کنندگان: ارتباط با تامین‌کنندگان، عرضه‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات برای اطمینان از تحویل به موقع کالاها و خدمات.
- پیک و ارسال: ارسال و دریافت پیک و هماهنگی‌های لازم
نیازمندی‌ها:
- مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای Microsoft Office
- مهارت‌های برجسته در مدیریت زمان و سازماندهی
- توانایی ارتباطات عالی و توانایی کار در تیم.
- دقت و توانایی در حل مسائل
شرایط مطلوب:
- تجربه کاری به عنوان مسئول دفتر
مهارت‌های مورد نیاز
- امور دفتری
- پیگیری امور
- هماهنگی امور
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- زن