استخدام کارشناس امور اداری
شرح موقعیت شغلی
شرح شغل:
- ثبت، ضبط و نگهداری مستندات درون و برون سازمانی.
- همکاری در ممیزی فرایندها با ممیزان.
- اجرای آیین نامه ها، دستورالعمل ها، و روش های اجرایی متناسب با فرایندهای مرتبط.
- همکاری جهت هماهنگی بین واحدها و آماده سازی مستندات و کنترل آنها جهت تاییدیه های مربوطه.
- ایجاد سوابق سیستم مدیریت کیفیت، طبقه بندی و نگهداری مناسب آنها.
- دریافت نامه های پاسخ داده شده مدیریت مافوق و انجام دستورات مربوطه و ثبت و توزیع آن به قسمت های مربوطه.
- منظم نمودن نامه های وارده از واحدهای مختلف و ارائه آن به مدیریت مافوق.
- آماده نمودن و در دسترس قرار دادن اوراق و مدارک، گزارشات، سوابق کارها و شماره تلفن های مورد نیاز برای جلسات مختلف و تهیه
- مقدمات تشکیل جلسات.
- اقدام جهت تایپ نامه ها و مکاتبات، کنترل و غلط گیری متون تایپ شده و استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری شرکت.
- ابلاغ زمان تشکیل جلسات به مدیران، روسا و کارشناسان.
- تهیه آمار و گزارشات و مدارک مورد نیاز مدیریت مافوق.
- دریافت و ثبت نامه های وارده و ارائه به مدیریت، ارسال و دریافت فاکس.
شرایط احراز:
- مسلط بر نرم افزار آفیس ( اکسل ، ورد ،و ...)
- حداقل 4 سال سابقه کاری در این شغل
- انگیزه و روحیه کار تیمی
- علاقه مند به یادگیری
- منظم، وقت شناس و توانایی اولویت بندی کارها
- دقت در جزئیات و مسئولیت پذیر
- انعطاف پذیر و توانایی مواجه شدن با چالش های جدید
- روابط عمومی بالا
- مسلط به تهیه گزارشات
- پیگیر و متعهد
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- Microsoft Office
- پیگیری امور
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست