استخدام مسئول دفتر (خانم)
شرح موقعیت شغلی
- پاسخ گویی به تلفن ها و ارائه اطلاعات لازم به تماس گیرندگان،دریافت پیام هاو انتقال به مدیر عامل و راهنمایی تماس گیرندگان برای ارتباط با واحدهای مربوطه
- استقبال از میهمانان، پاسخ گویی به مراجعین و راهنمایی آنان جهت مراجعه به واحد یا فرد مربوطه
- ایجاد، نگهداری و وارد کردن اطلاعات در دیتابیس های مربوط به دفتر
- تایپ، شماره گذاری، ارسال و آرشیو کلیه نامه های ارسالی
- نظارت بر راه اندازی تجهیزات اداری مانند دستگاه های فکس، دستگاه های کپی یا سیستم های تلفن و پیگیری فوری جهت تعمیرات آنها در صورت نیاز.
- راه اندازی و مدیریت سیستم های بایگانی کاغذی یا الکترونیکی، ثبت اطلاعات، به روز رسانی اسناد، یا نگهداری اسناد، مانند سوابق حضور و غیاب، مکاتبات، یا سایر مطالب.
- استفاده از ایمیل سازمانی جهت ارسال یا دریافت مکاتبات و اطلاعات و ارجاع آنها به فرد مربوطه جهت پیگیری امور
- برنامه ریزی وهماهنگی قرار ملاقات های مدیر عامل با مشتریان، یا سرپرستان مشاغل مرتبط و ثبت در تقویم سازمان و نظارت بر برگزاری آنها
- تنظیم صورتجلسات، مکاتبات معمول یا گزارش‌ها و ارسال آنها به افراد مربوطه
- مدیریت مکاتبات دریافتی و آماده سازی فایل های مورد نیاز جهت پاسخ گویی
- جستجو برای یافتن اطلاعات مورد نیاز، با استفاده از منابعی مانند اینترنت
- تحویل گرفتن و بازکردن نامه ها یا بسته های دریافتی، بررسی آنها، و توزیع و پاسخ گویی
- نظارت بر مکاتبات تنظیم شده توسط سایر پرسنل قبل از ارسال و اطمینان حاصل کردن از صحت آنها از نظر املا و قواعد نوشتاری، استفاده از سربرگ صحیح، امضا و مهرها
- هماهنگی و برنامه ریزی روزانه جهت ارسال مکاتبات و دریافت و آرشیو رسید آنها
- سفارش و توزیع لوازم مورد نیاز دفتر
- بررسی ورود و خروج پرسنل و گزارش به مدیرعامل در صورت مشاهده عدم تطبیق با ضوابط و ارائه مستندات
- پرداخت وجوه از حساب های نقدی برای پرداخت قبوض یا صورتحساب ها، نگهداری سوابق پرداخت ها و اطمینان از متعادل بودن حساب ها
- ارائه آموزش و جهت دهی به کارکنان جدید و نظارت بر آنها
- همکاری و مشارکت در امور مربوط به شرکت
- هماهنگی کنفرانس ها، جلسات، یا رویدادهای خاص، مانند ناهار یا مراسم خاص.
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- مکاتبات اداری
- پاسخگویی به تلفن
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- سه تا شش سال
جنسیت
- زن