استخدام مسئول دفتر مدیرعامل
شرح موقعیت شغلی
شرح وظایف اصلی:
- ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر
- حضور در جلسات مدیر مدیر عامل در صورت صلاحدید ایشان و تهیه و تنظیم صورت جلسه و برنامه ریزی برای اقدامات بعدی.
- تهیه گزارشات، پروژه ها و مستندات مورد نیاز
- تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین
- پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان
- ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
- دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا
- بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی
- کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل
- برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
- هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها
- برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها
- ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان
- تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق
- ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه
- ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان
شرح وظایف فرعی:
- حضور به‌موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان
- نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی
- نظارت بر صورت جلسات و مصوبات
شایستگی های رفتاری:
- روابط عمومی بالا
- خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه
- پیگیری مستمر
- حافظه خوب و حضور ذهن
- رازداری در فعالیت‌های اداری
- رعایت انضباط کاری و وقت‌شناسی
- متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت
- مدیریت استرس
مدرک تحصیلی: کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های(مدیریت بازرگانی - کسب و کار- کامپیوتر- فناوری اطلاعات و...)
ساعات کاری: شنبه الی چهارشنبه
مزایا و تسهیلات:
ساعات کاری: شنبه الی چهارشنبه
مزایا و تسهیلات:
· * بیمه تکمیلی
· * ناهار
· * هدایای مناسبتی (در قالب بن کارت)
· *وام
میزان آشنائی با زبان انگلیسی: متوسط
میزان آشنائی با زبان انگلیسی: متوسط
محدوده سنی: 28 الی 40 سال
مهارت‌های مورد نیاز
- امور اداری
- پیگیری امور
- Microsoft Office
- مکاتبات اداری
- هماهنگی جلسات
حداقل سابقه کار
- کمتر از سه سال
جنسیت
- مهم نیست
وضعیت نظام وظیفه
- مهم نیست