استخدام مسئول دفتر (خانم)

ما در فراسرد به دنبال فردی دقیق، فعال و قادر به مدیریت گسترده از وظایف اجرایی و پشتیبانی هستیم
شما نقش بسیار مهمی در اطمینان از عملیات روز به روز کاری دفترمان بازی می‌کنید و مسئولیت‌های متعددی دارید که به کلیه‌ی سازماندهی، هماهنگی و بهره‌وری دفتر کمک می‌کنند.
مسئولیت‌های کلیدی:

مسئول دفتر: حفظ محیط دفتر تمیز، منظم و دلپذیر. اطمینان از موجودی لوازم و تجهیزات دفتر و کارآیی آنها.
مدیریت تقویم: مدیریت و برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها، جلسات و اتاق‌های کنفرانس. هماهنگی ترتیبات سفر و اقامت.
ارتباطات: پاسخ به تماس‌ها و ایمیل‌ها و هدایت آنها به افراد مناسب. استقبال از بازدیدکنندگان، مشتریان و کارمندان و کمک به آنها.
مدیریت اسناد: سازماندهی و حفظ پرونده‌ها، سوابق و اسناد فیزیکی و دیجیتال. کمک به ایجاد، قالب‌بندی و تصحیح اسناد و گزارش‌ها.
پشتیبانی از مدیران: ارائه پشتیبانی اجرایی به مدیران و مدیران اجرایی شرکت، از جمله برگزاری جلسات، تهیه ارائه‌ها و مدیریت اطلاعات محرمانه.
هماهنگی رویدادها: کمک به برنامه‌ریزی و اجرای رویدادها، کارگاه‌ها و سمینارهای شرکت.
مدیریت هزینه‌ها: پیگیری و مدیریت هزینه‌های دفتری، از جمله فاکتورها، بازپرداخت‌ها و گزارش‌های بودجه،تنخواه.
ارتباط با تامین‌کنندگان: ارتباط با تامین‌کنندگان، عرضه‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات برای اطمینان از تحویل به موقع کالاها و خدمات.
نیازمندی ها:

تجربه کاری به عنوان مسئول دفتر، دستیار اداری یا نقش مشابه.
مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای Microsoft Office ،Word، Excel، PowerPoint، Outlook
مهارت‌های برجسته در مدیریت زمان و سازماندهی.
توانایی ارتباطات عالی و توانایی کار در تیم.
دقت و توانایی در حل مسائل