مسئولیت‌های اصلی

• مدیریت و پیگیری امور جاری و روزمره Office
• اطمینان از آماده‌به‌کاری و نظم مناسب فضای اداری
• پیگیری نیازمندی‌های مصرفی و تجهیزاتی دفتر
• شناسایی به‌موقع کمبودها، خرابی‌ها و نیازهای اجرایی و اقدام برای رفع آن‌ها
• هماهنگی با تأمین‌کنندگان و سرویس‌دهندگان موردنیاز دفتر
• پیگیری خدمات و تعمیرات مربوط به تجهیزات و امکانات Office
• نظارت مستمر بر وضعیت تجهیزات و امکانات اداری و انجام Check-up دوره‌ای

• مدیریت خریدهای روزمره و موردنیاز دفتر
• دریافت و بررسی فاکتورها و اسناد هزینه
• مدیریت تنخواه Office و ثبت و مستندسازی هزینه‌ها
• هماهنگی مستمر با واحد مالی برای تسویه هزینه‌ها، پرداخت‌ها و اسناد مربوطه
• پیگیری پرداخت به تأمین‌کنندگان و ارائه مستندات موردنیاز به Finance
• کنترل هزینه‌های Office با رویکرد مدیریت هزینه و جلوگیری از خریدهای غیرضروری

• انجام Coordinationهای موردنیاز بین تیم‌های مختلف شرکت
• هماهنگی جلسات، برنامه‌ها، سرویس‌ها و امور اجرایی
• ارتباط و پیگیری امور با شرکت‌ها، تأمین‌کنندگان، سرویس‌دهندگان و سایر طرف‌های بیرونی
• پیگیری موضوعات تا حصول نتیجه و جلوگیری از رها شدن درخواست‌ها
• مدیریت و Follow-up امور محوله از سوی مدیر منابع انسانی

• تهیه، صدور، ثبت و بایگانی نامه‌های اداری
• مدیریت و نگهداری آرشیو اسناد و مکاتبات
• تنظیم، ثبت و بایگانی قراردادهای مرتبط با امور اداری و Office
• نگهداری منظم و به‌روز مستندات اداری
• تهیه گزارش‌ها و اطلاعات موردنیاز مدیر منابع انسانی

• مشارکت در اجرای فرآیند Onboarding کارکنان جدید
• آماده‌سازی امکانات، تجهیزات و ملزومات موردنیاز پیش از ورود فرد جدید
• هماهنگی با تیم‌های مختلف برای آماده‌سازی شرایط شروع به کار
• پیگیری تحویل تجهیزات و ملزومات موردنیاز کارکنان
• اطمینان از انجام به‌موقع اقدامات اجرایی مربوط به ورود و خروج کارکنان

• پیگیری امور اجرایی مربوط به بیمه تکمیلی کارکنان
• هماهنگی با شرکت بیمه و کارگزاری/نماینده مربوطه
• پیگیری ثبت، حذف و اصلاح اطلاعات کارکنان در بیمه‌های مربوطه
• پاسخگویی و پیگیری درخواست‌های اجرایی کارکنان در حوزه بیمه
• همکاری با تیم منابع انسانی در امور اداری مرتبط با بیمه‌های کارکنان

• مشارکت در برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌های رفاهی کارکنان
• انجام Coordinationهای اجرایی مربوط به مناسبت‌ها، برنامه‌ها و فعالیت‌های داخلی
• پیگیری خریدها و خدمات مرتبط با رفاه کارکنان
• همکاری در اجرای برنامه‌های Employee Experience و فعالیت‌های داخلی شرکت

• ثبت و نگهداری اطلاعات تجهیزات و اقلام اداری
• پیگیری وضعیت تجهیزات و امکانات دفتر
• هماهنگی تعمیر، سرویس، جابه‌جایی یا جایگزینی تجهیزات
• همکاری در تحویل و عودت تجهیزات کارکنان
• به‌روزرسانی مستندات مربوط به تجهیزات و دارایی‌های اداری

ویژگی‌های مورد انتظار

• بسیار پیگیر و Result-Oriented
• توانمند در مدیریت همزمان چند موضوع و چند درخواست

• Sharp، چابک و دارای قدرت تصمیم‌گیری مناسب در مسائل اجرایی

• دارای روحیه Ownership و مسئولیت‌پذیری بالا
• توانمند در حل مسئله و پیدا کردن راه‌حل‌های عملی
• منظم و دقیق در مستندسازی و بایگانی
• دارای مهارت ارتباطی بالا و توانایی تعامل مؤثر با افراد و تیم‌های مختلف
• توانمند در مدیریت و پیگیری امور اداری خارج از سازمان
• دارای دقت بالا در امور مالی، اسناد و هزینه‌ها
• توانایی کار مستقل و نیاز کم به Micro-management
• توانایی تشخیص اولویت‌ها و مدیریت زمان
• برخورد حرفه‌ای، انرژی بالا و روحیه Service-Oriented
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان و کارکنان

شرایط احراز

• حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط در حوزه‌های Office Administration، مسئول دفتر، امور اداری، منابع انسانی یا موقعیت‌های مشابه
• تسلط مناسب به ابزارهای Office و ابزارهای ارتباطی و اداری
• توانایی تهیه و مدیریت مستندات و فایل‌های اداری
• آشنایی با فرآیندهای پایه اداری، مالی و بیمه‌ای
• توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با کارکنان، مدیران و تأمین‌کنندگان
• تجربه کار با تنخواه و مدیریت هزینه‌های جاری مزیت محسوب می‌شود.

شاخص‌های موفقیت در این نقش

• امور Office را بدون نیاز به پیگیری مداوم مدیر، جلو ببرد.
• درخواست‌ها و مسائل را تا رسیدن به نتیجه نهایی Follow-up کند.
• قبل از ایجاد مشکل، نیازها و کمبودهای Office را شناسایی کند.
• هزینه‌ها و تنخواه را دقیق و منظم مدیریت کند.
• فرآیندهای اداری را منظم، مستند و قابل پیگیری نگه دارد.
• تجربه کارکنان از خدمات Office و امور اداری را بهبود دهد.
• در شرایط شلوغی و تعدد درخواست‌ها، اولویت‌بندی درستی داشته باشد.
• در مواجهه با مسائل جدید، به‌جای متوقف شدن، راه‌حل پیدا کند و موضوع را جلو ببرد.